چرا کارمندان ما را ترک می کنند؟ - سفر ارزان به دبی

به گزارش سفر ارزان به دبی، استعفای کارمندان و تکرار آن در شرکت ها سه هزینه مرئی و نامرئی برای مدیران به بار می آورد. یک مطالعه جامع (جهانی) می گوید نرخ استعفا نسبت به 10 سال گذشته 5/ 1 برابر شده و از آن مهم تر، یک سوم استعفا ها در سال اول استخدام اتفاق می افتد. حوزه منابع انسانی شرکت ها در مقابل این چالش باید از خود سوال کند: چرا کارمندان ما را ترک می کنند؟

چرا کارمندان ما را ترک می کنند؟

همزمان با ورود به سال 2021، کارکنان بیش از هر زمانی با چالش های بزرگ روبروند. پاندمی کرونا، ناآرامی های اجتماعی در بعضی نقاط دنیا و هرج ومرجی که سال گذشته به همراه داشت باعث شد شرکت های قدرتمند بر لبه پرتگاه قرار بگیرند و آن هایی که در شرایط ایده آل، ناپایدار بودند، از بین بفرایند.

این دوران پرتلاطم و نامطمئن، یک حقیقت را آشکار کرده؛ شرکت هایی موفقند که منابع مالی خود را هدر نمی دهند. با این وجود، شرکت ها از یکی از شکاف های مخفی ای که منابع مالیشان را تخلیه می کند غافلند؛ نرخ بالای استعفا. هر کارمندی که داوطلبانه شرکت را ترک می کند؛ ضرری که از نظر زمان، بهره وری و منابع به شرکت می زند حدود 15 درصد درآمد سالانه اش است؛ یعنی استعفای کارمندی با درآمد سالانه 50 هزار دلار، حدود 7500 دلار برای شرکت هزینه برمی دارد.

اگر همان کارمند، کمتر از یک سال در استخدام شرکت بوده باشد، این رقم بیشتر می شود و اگر شما یک سوم نیروهایتان را به این شکل از دست بدهید، خسارت مالی ناشی از آن باعث می شود نتوانید اتفاقات غیرقابل پیش بینی ای مثل کرونا را مدیریت کنید.

شما نمی توانید تیتر خبر ها را تغییر دهید یا جلوی اتفاقات را بگیرید، اما می توانید نرخ استعفا را کاهش دهید و بهترین جا برای آغاز، طراحی یک فرآیند قدرتمند و جامع پذیرش سازمانی است. پذیـرش سازمانی (EmployeeOnboarding) یعنی فرآیند آشناسازی نیروی جدید با جنبه های مختلف سازمان و کمک به او در جاافتادن در محیط جدید.

این فرآیند اگر به شکلی درست و موثر انجام شود، مزایایی دارد که بسکمک از شرکت ها از آن غافلند. مثلا می تواند در سلامت مالی سازمان، نقش مهمی ایفا کند. وقتی شما کمک می کنید کارمند جدید به شغل جدیدش عادت کند، او سریع تر به بازدهی خواهد رسید و بیشتر با شما خواهد ماند.

اهمیت پذیرش سازمانی

برخورد اول با کارمند جدید، چه منفی باشد چه مثبت، در ذهن او می ماند. روز ها و ماه های اول خیلی مهمند، چون نیروی جدید در همین دوران تصمیم می گیرد که به شغلش متعهد باشد یا از انتخابش پشیمان شود.

شما برای جذب یک نیروی بی عیب و نقص، کلی زمان و پول و انرژی صرف کرده اید، اما حالا که استخدام شده، اگر فرآیند پذیرش سازمانی تان خسته کننده و توام با هرج ومرج و بی نظمی باشد، نیروی جدیدتان قبل از امضا فرم قرارداد، تصمیم به ترک شما می گیرد و آغاز می کند به چک کردن آگهی استخدام شرکت های دیگر.

همان طور که احتمالا تجربه کرده اید، پیدا کردن افراد دارای تحصیلات و مهارت های مناسب یک چالش روزافزون است. طبق گزارش CNBC کمبود استعداد ها به نسبت 10 سال پیش، سه برابر شده است. افزایش رقابت و کمبود استعداد ها باعث شده بازار کار تحت کنترل کارکنان باشد و وقتی بازار به نفع متقاضیان است، نباید همان صید خوبی که پیدا کرده اید را ساده از دست بدهید. این درست مثل این است که صیدتان را دوباره به دریا برگردانید و از اول، تورتان را به دریا بیندازید. آمار های مربوط به پذیرش سازمانی نشان می دهند که فرآیند حفظ کارکنان از همان روز اول آغاز می شود.

پذیرش سازمانی اگر به درستی انجام شود، می تواند تصویر سازمان شما را به عنوان یک شرکت دارای مدیریت صحیح و انتظارات شفاف، تقویت کند که نیرو ها را توانمندسازی می کند و حمایت های لازم را از آن ها به عمل می آورد.

آمار ها

درباره هزینه هایی که یک شرکت از استعفای کارکنان متحمل می شود، اختلاف نظر وجود دارد، اما موسسه WorkInstitute تخمین می زند که این هزینه حدود 33 درصد حقوق آن کارمند است. وقتی یک کارمند جدید تصمیم به استعفا می گیرد، شرکت هزاران دلار از دست می دهد، اما هزینه ها محدود به آن جایگاه نیست. در شرکت هایی که از دست دادن استعداد ها تبدیل به یک عادت شده، افت عملکرد در تمام سطوح و واحد ها دیده می شود. این حتی روی روحیه افراد و انسجام تیم ها تاثیر منفی دارد.

طبق گزارش ها، نرخ استعفای کارکنان از سال 2010 حدود 46 درصد افزایش یافته و یک سوم استعفا ها در همان سال اول استخدام اتفاق می افتد. استعفا در سال اول، پرهزینه ترین نوع استعفاست، چون چند ماه طول می کشد تا کارمند جدید، به اندازه کافی بازدهی پیدا کند که هزینه های استخدام و آموزش خود را جبران کند و هنوز به این نقطه نرسیده که تصمیم می گیرد استعفا دهد.

نیرو های جدید به شدت اضطراب دارند، نه تن ها می خواهند کارشان را به بهترین نحو انجام دهند بلکه دوست دارند اطمینان خاطر پیدا کنند که جای مناسبی را انتخاب کرده اند. یک فرآیند پذیرش که درست طراحی شده باشد، این اطمینان را به آن ها می دهد که با جایگاه جدید تناسب دارند و جهت سازمان با اهداف بلندمدتشان در یک راستاست.

با این وجود، طبق آمار های موسسه گالوپ، تنها 12 درصد کارکنان، فرآیند پذیرش خوشایندی را تجربه کرده اند.

مزایا

مزایای پذیرش سازمانی فقط محدود به حفظ کارکنان نیست. اگر فرآیند به درستی طراحی شود، نیرو های جدید به سرعت خواهند فهمید که از آن ها چه انتظاراتی می رود. سرمایه گذاری که شما در همان روز های اول می کنید، بعد ها که نیروی جدید به استقلال و بازدهی رسید، ثمر می دهد. کارمند متعهد و باانگیزه، سخت تر کار می کند، کارآیی بیشتری دارد و کمتر غیبت می کند.

گام اول، تعیین استراتژی حفظ کارکنان

برای کاهش نرخ استعفا، نیازمند تعیین استراتژی هایی برای حفظ کارکنان هستیم و این استراتژی با فرآیند پذیرش آغاز می شود. گام اول در مدیریت حفظ و استعفای کارکنان، پاسخ به این سوال است که چرا کارکنان ما را ترک می کنند؟ طبق تحقیقات موسسه Work Institute، جواب ها در صنایع مختلف تقریبا یکسان است. چهار دلیل اصلی استعفای کارکنان عبارتند از: پیشرفت شغلی، محیط کار، رفتار مدیریت و ویژگی های شغل. کارمند طی فرآیند پذیرش، اولین چشمه از هر چهار مورد را تجربه می کند. نگرانی در مورد پیشرفت شغلی، مهم ترین عامل استعفای کارکنان است.

با کمک یک نرم افزار پذیرش می توانید نیروی جدید را به صورت دیجیتالی آموزش دهید و ویدئو های آموزشی آنلاین را در اختیارش قرار دهید. می توانید یک چک لیست یا برنامه آموزشی تهیه کنید. ویدئو ها را در زمان های مناسب برایش پخش کنید که کلافه نشود. وقتی نیرو ها به اطلاعات موردنیازشان دسترسی دارند، حس می کنند شرکت شما نیاز های مربوط به پیشرفت شغلی شان را تامین می کند.

فرآیند پذیرش بهترین زمان است که کنترل فرهنگ و محیط کار شرکت خود را در دست بگیرید. از همکاران نیروی جدید بخواهید که هر کدام وظایفی را در مورد خوشامدگویی و آموزش او بر عهده بگیرند. اگر کارمند ها دورکاری می کنند، می توانید از آن ها بخواهید که به صورت ویدئویی به او خوشامد بگویند.

به این ترتیب، شما محیطی خوشایند برای نیروی جدید فراهم می کنید و انسجام تیم خود را قوت می بخشید. یک فرآیند پذیرش جامع به شما کمک می کند انتظارات کارمند جدید از خودتان را درک کنید و او را بشناسید. یکی دیگر از عوامل استعفای نیروها، اختلال در زندگی شخصی به دلیل کار است. آشنایی با زندگی او کمک می کند بتوانید میان زندگی و کار او توازن ایجاد کنید.

فرایند کار

فرآیند پذیرش از مرحله اول، یعنی آماده سازی تا مرحله آخر باید بی دردسر باشد و راه آن، تهیه یک چک لیست است. می توانید با کمک یک نرم افزار به راحتی، یک چک لیست متناسب با هر جایگاه شغلی تهیه کنید. به علاوه، می توانید فرایند پیشرفت و داده ها را پیگیری کنید تا به مرور زمان، چک لیست خود را اصلاح کنید. پس از گذشت یک سال از استخدام نیروی جدید، یک پرسش نامه تهیه کنید و از او بخواهید آن را پر کند تا ببینید فرآیندتان چه کم و کاستی هایی دارد.

آغاز به کار

گرچه بسکمک از وظایف نیرو های جدید، مثل هم است، اما شما باید برای هر شغل به طور مجزا برنامه ریزی کنید. مثلا تمام کارکنان باید سیاست های شما در رابطه با آزار و اذیت را بدانند، اما افراد در نقش های مدیریتی به آموزش بیشتر نیاز دارند. به علاوه برای آشناسازی کارمند ها باید به دنبال راه های خلاقانه باشید.

خودتان می دانید که این روز ها نیرو های واجد شرایط به سختی پیدا می شوند پس اگر یک نیروی خوب گیرتان آمد، نباید او را وادار کنید انبوهی از فرم های استخدام را پر کند یا ویدئو های کسل کننده ببیند. این جوری ممکن است نیامده، تصمیم به رفتن بگیرد.

حالا که کرونا بسکمک را وادار به دورکاری کرده، یکسری چالش های جدید برای کارشناسان منابع انسانی ایجاد شده است. بسکمک از آن ها نمی دانند چطور فرآیند آشناسازی را به صورت از راه دور انجام دهند. به این منظور ابتدا باید فرآیند را به چند مرحله تقسیم کنید.

ابتدا اهداف خود از آشناسازی را در نظر بگیرید. اهداف، از هر شغلی تا شغل دیگر متفاوتند. اما هدف کلی این است که نیروی جدید به یک کارمند پربازده تبدیل شود.

سپس ببینید چقدر طول می کشد تا نیروی جدید به بازدهی برسد. معیارهای تان برای اندازه گیری این مدت زمان را تعیین کنید. این معیارها، اهداف نیروی جدیدتان خواهند بود. سپس میزان حمایتی که او برای نیل به هر هدف نیاز دارد را تعیین کنید. با کمک این اطلاعات، شما آماده اید که برای فرآیند پذیرش سازمانی، یک فلوچارت یا نمودار فرایند کار ترسیم کنید.

فلوچارت

فلوچارت پذیرش سازمانی یک ابزار تصویری قدرتمند است، چون مهلت ها را تعیین می کند. این نمودار باید از مرحله قبل از پذیرش آغاز شود و تا اولین ارزیابی سالانه کارمند ادامه داشته باشد.

یک تیم باید برای آموزش کارمند جدید تشکیل شود و هر مرحله نمودار باید به یکی از اعضای تیم محول شود. مهلت هر مرحله نیز باید تعیین شود. اهداف نیز باید به شکلی شفاف توضیح داده شوند. می توانید از نرم افزار های پذیرش سازمانی بهره ببرید که کمک می کنند برای آموزش نیروی جدید، یک نمودار را ترسیم کنید. این نرم افزار ها خودشان وظایف را بین اعضا تقسیم می کنند. مجهز به یادآور نیز هستند. اعضای تیم می توانند به فایل ها و گزارشات درون سیستم دسترسی پیدا کنند.

این نرم افزار ها کمک می کنند فرآیند پذیرش را سازماندهی و در زمان صرفه جویی کنید. نیرو های جدید می توانند فرم ها را به صورت دیجیتالی پر کنند و اطلاعاتشان به راحتی به سیستم های منابع انسانی منتقل می شود.

جهت دهی به نیروی جدید

جهت دهی (Orientation) به معنای خوشامدگویی به کارمند جدید، معرفی محیط جدید به او و قرار دادنش در جهت سازمان است. این فرآیند اگر به درستی انجام شود، کارمند به خوبی خواهد فهمید که شغلش در راستای اهداف بزرگ سازمان قرار گرفته است. جهت دهی فرصت خوبی است تا ماموریت و ارزش های سازمان را برای نیروی جدید ترسیم کنید. فرآیند جهت دهی، عامل کلیدی برای تشکیل یک تیم قدرتمند است.

بعضی از سازمان ها بازی هایی طراحی می کنند تا این فرآیند برای نیروی جدید به یادماندنی و سرگرم کننده باشد. شما هم می توانید یک بازی سوال و جواب بر اساس دفترچه راهنمای کارمند طراحی کنید. برای آنکه او با همکارانش آشنا شود، از کارکنان فعلی بخواهید هنگام دیدار با او، کمی از خودشان بگویند و گفت وگویی برای شناخت بیشتر با او داشته باشند.

ایده هایی برای جهت دهی مجازی

کرونا فرآیند پذیرش را برای بسکمک از سازمان ها زیر و رو کرده. اگر سیاست دورکاری در شرکت شما اجرا می شود، شاید نگران باشید که چطور از نیرو های جدید حمایت لازم را به عمل آورید. حتی اگر کارمند ها در شرکت کار کنند، ماسک و فاصله اجتماعی ممکن است تلاش های شما برای تشکیل تیم را بی ثمر کند.

حالا بیش از هر زمانی مهم است که نیرو های جدید با همکارانشان رابطه محبت آمیز برقرار کنند. همزمان که نیروی جدید دارد کم و کیف شغل جدیدش را یاد می گیرد، از سرپرست ها و اعضای تیم بخواهید که دائما با او چک کنند و اگر سوالی دارد، جواب دهند. بسکمک از سازمان ها در دوران کرونا از ایده های جالبی برای آشناسازی نیرو های جدید استفاده می کنند، مثل جلسات مجازی. تا می توانید از این جلسات بهره ببرید.

برای آنکه جلسات کسل کننده نباشند می توانید به آن ها تنفس بدهید و تشویق شان کنید که درباره موضوعات دیگر صحبت کنند یا فعالیت های تعاملی انجام دهند. حتی می توانند وقت استراحت برای قهوه خوردن را به صورت مجازی برگزار کنند. کارکنان می توانند در این بازه، با هم گپ بزنند و یکدیگر را بشناسند.

اعضای تیم همچنین می توانند برای نیروی جدید یک ویدئوی خوشامدگویی درست کنند. هدف از تمام این تکنیک ها، ترغیب اعضا به معاشرت و ایجاد روابط است که به طور طبیعی در ادارات اتفاق می افتد.

پکیج خوشامدگویی دیجیتال

پکیج خوشامدگویی دارای یک بخش دیجیتال نیز هست که می توانید آن را به ایمیل کارمند جدید ارسال کنید. این پکیج می تواند شامل پیام هایی از طرف مدیر و اعضای تیمش باشد. همچنین می توانید لینک وب سایتی که مزایای کارکنان در آن درج شده را همراه با فرم های دیجیتالی که باید پر کند در این پکیج بگنجانید.

پکیج خوشامدگویی باید شامل همه چیز هایی باشد که کارکنان جدید باید بدانند، از جمله بیانیه ماموریت، چارت سازمانی، دفترچه راهنمای شرکت و سیاست ها. این ها می توانند به صورت PDF ارسال شوند. شما با این پکیج می توانید برند خود را به نیروی جدید بشناسانید. ترکیبی از آیتم های حرفه ای و جذاب را با هم به او ارائه کنید. می توانید یک تیشرت تبلیغاتی یا یک کلاه با لوگوی شرکت تان را نیز برایش بفرستید. کارمند جدید شما همزمان با عبور از مراحل مختلف پذیرش، رشد می کند. پکیج خوشامدگویی، جهت دهی، آموزش، اهداف بازدهی و پایان، ارزیابی عملکرد سال اول همه باید طوری ساختاردهی شوند که کارمند را به سمت موفقیت سوق دهند.

چک لیست

وقتی پکیج های خوشامدگویی را متناسب با هر جایگاهی طراحی می کنید، نیروی جدید با موجی از اطلاعات غیرمرتبط با شغلش روبرو نمی شود.

به علاوه، کاغذبازی ها و فرم ها اگر به صورت دیجیتال باشند، احتمال خطا کمتر است و بازیابی اطلاعات آسان تر؛ و هر کسی نمی تواند به سادگی به آن ها دسترسی پیدا کند.

جمع آوری پکیج برای تمام جایگاه هایی که ممکن است در آینده خالی شوند و استفاده از استراتژی هایی برای کاهش نرخ استعفا، شاید سخت به نظر برسد، اما اگر مزایای پذیرش سازمانی را در نظر بگیرید، خواهید دید که نرخ استعفا چطور به اهداف سازمان شما لطمه وارد می کند.

تاثیر

یافتن و آموزش نیرو های مناسب، یک فرآیند هزینه بر است و اگر برای موفقیت آن ها تلاش نکنید، از نظر مالی ضرر خواهید کرد. به علاوه، شما با طراحی یک برنامه پذیرش مناسب، فرهنگ سازمان خود را طوری شکل خواهید داد که کار تیمی را تقویت کند. بهترین فرآیند پذیرش، فرآیندی است که نیرو های جدید را به سمت موفقیت در نقش های جدیدشان سوق دهد و میان آن ها و ارزش ها و فرهنگ سازمان، همخوانی ایجاد کند.

اتفاقات دردناک سال 2020 شاید غیرقابل پیش بینی بودند، اما کارفرما ها حتی قبل از کرونا، موقع تصمیم گیری استخدام با عوامل بیرونی درگیر بودند. درسی که سال گذشته به ما داد این است که کارکنان نیز مثل مشتریان ارزشمندند. اگر با آن ها صرفا مثل چرخ دنده یک ماشین بزرگ برخورد شود، هنگام وقوع بحران های دنیای، اثرات مخربش نمایان خواهد شد.

مترجم: مریم مرادخانی

منبع: Exact Hire: